Import von Daten in Sugar

Diese Anleitung beschreibt exemplarisch, wie man Blogabonnenten PR-Gateway als Leads in Sugar importiert. Die Daten wurden vorab im Blog-Backend von PR-Gateway exportiert und als CSV abgelegt. Als Speicherort verwenden wir üblicherweise \\SERVER-FP150\Projektleitung-Khadija\Sugar_Datenimport

Datei zum Import aufbereiten

Zerschossene Zeichen reparieren

Export-Datei in Excel öffnen. Dann sieht man, dass einige Zeichen nicht korrekt dargestellt werden.

Z:\Adenion\_Prozessanleitungen\_Tools\Kopie von Sonderzeichen_replace.xlsm öffnen. Die Datei enthält ein Makro. Einfach nur öffnen. Wenn man dann zurück in die Export-Datei geht, sind die Fehler repariert.

Datei in Spalten aufteilen und unnötige Daten/Spalten löschen

Daten > Text in Spalten

Trennen mit Komma

Nun die Spalten löschen, die nicht für den Import benötigt werden. In diesem Fall sind es

• EmailGroup
• Status confirmed

Weiterhin Textdatensätze löschen, also beispielsweise Adressen von uns Mitarbeitern

Zusätzlich benötigte Spalten hinzufügen

Spalte Name in Vor- und Nachname trennen

4 zusätzliche Spalten rechts neben "Namen" hinzufügen

Im Namen sind Vorname und Nachname versteckt, dies kann man automatisch trennen

Spalte "Name" markieren, Daten / Text in Spalten und "Leerzeichen" auswählen

Nun sind Vorname und Nachname getrennt und müssen noch manuell überprüft werden.

Spalte Briefanrede formell hinzufügen

am besten Liste umsortieren und manuell reinkopieren

="Sehr geehrte Frau"&C2 --> C2 ist Platzhalter für das Feld, in dem der Nachname steht /

... geehrter Herr...

wenn unbekannt: Sehr geehrte Damen und Herren

Spalte Briefanrede informell hinzufügen

 ="Liebe Frau"&C2

...Lieber Herr

wenn unbekannt: Hallo

abspeichern als CSV

Datei in UTF8 abspeichern

Datei im Verzeichnis mit rechter Maustaste anklicken

Öffnen mit Editor

Datei speichern unter

Name bleibt

alle Daten

Codierung UTF8

Nun ist die zu importierende Datei fertig vorbereitet.

Import als Lead in Sugar

Leads

Leads importieren

Datei auswählen und "Neue Datensätze erstellen" anklicken

Jetzt kann man sich eine Kontrolle ansehen. Wenn die nicht ok ist, wird der ganze Import nicht funktionieren

weiter

Kopfzeile und Modulfeld abgleichen

Sugar zeigt unter Kopfzeile alle zu importierenden Felder an und macht unter Modulfeld Vorschläge. In unserem Beispiel gibt es noch ein paar manuelle Nachbereitungsarbeiten.

Email muss E-Mail-Adresse zugewiesen werden

created: am besten im Status "Feld nicht zuweisen" lassen. Hier gibt es nämlich den Fehler, dass Tag und Monat vertauscht werden. Falls notwendig: Khadija fragen.

Weitere Felder hinzufügen

Datenquelle: hier manuell sinnvollen Namen vergeben, z.B. Blog-Abonnenten-PRG-Import-170719

geeignet für Produkt: PR-Gateway aus Dopdown auswählen

Felder zu prüfen auf Duplikate: E-Mail-Adressen auswählen

Nun erfolgt der Import

Umgang mit Duplikaten

Sugar erkennt automatisch Duplikate anhand der definierten Felder (in diesem Fall E-Mail-Adresse) und wirft diese aus.

Duplikate werden nicht automatisch mit importiert. Falls Duplikate dennoch importiert werden sollen: Khadija fragen

und Fertig!

Automatischer Import von PRG-Datensätzen (added: SB 20180605)

serverseitiges zu verarbeitendes Script: /asend-de/custom/prg/importEntryPoint.php