Aktualisierung von Kunden + Ansprechpartnern

Erfahren wir davon, dass sich der Ansprechpartner beim Kunden ändert, ist folgender Prozess einzuhalten.

Mögliche Wege, wie wir davon erfahren:

• aktive Information durch den Kunden
• Autoreply auf ein Mailing
• Recherche von Mailrückläufern
• Änderung von Daten in PR-Gateway
• sonstiges

Unzustellbare E-Mails von Aussendungen aus PR-Gateway (aktive Kunden)

Fallbeispiel: Antwort von einem Kunden auf eine automatisierte E-Mail von PR-Gateway.z.B. Herr xxxxx ist nicht mehr in unserem Unternehmen tätig.

Folgendermaßen vorgehen:

• Kunde anrufen und nach neuem Ansprechpartner fragen und Kontaktdaten notieren (Name, Telefon, E-Mail)
• Neuen Ansprechpartner im PR-Gateway-Backend hinterlegen mit Notizeintrag (Bsp. Laut Kunde Ansprechpartnerwechsel von xxx zu yyy siehe Sugar Ticket-Nr. 1234.160307_AA)
• Falls in der Mail schon der neue Ansprechpartner mit Kontaktdaten vorhanden ist, direkt im PR-Gateway-Backend ändern und in der Notiz die Sugar-Ticketnummer hinter-legen.
• Danach ebenfalls den Ansprechpartner in Sugar ändern (Siehe unten Datenaktualisierung in Sugar)

Datenaktualisierung Sugar

Bleibt der Ansprechpartner der selbe, werden alle Daten im Datensatz wie erforderlich aktualisiert.

Sofern diese Angaben fehlen, werden n.M. Ebene, Zielgruppe Marketing, Geeignet für Produkt vervollständigt.

Wurde der Kunde bereits länger nicht per Mail erreicht und besteht keine aktuelle Kommunikation zwischen Vertrieb und Kunde, wird ein Anruf in Sugar eingetragen und dem Vertrieb zugewiesen

Wechselt der Ansprechpartner, wird der bisherige als weiterer Ansprechpartner weiterhin dem Konto zugeordnet.

Stimmen die Kontaktdaten des bisherigen AP weiterhin? Wenn nein, Angaben aktualisieren, ggf. Datensatz auf passiv setzen, wenn keine aktuelle E-Mail-Adresse zu ermitteln ist. Wenn der AP das Unternehmen gewechselt hat, die Unternehmenszuordnung aktualisieren. In diesem letzten Fall wird auch die Zuordnung als weiterer AP zu dem Kundenkonto aufgehoben.

Der neue AP wird, soweit der Datensatz noch nicht existiert (auch Zielkontakte und Interessenten prüfen), angelegt und als Ansprechpartner entsprechend zugeordnet.

Besteht eine aktuelle Nutzung, zeitnahen Anruf an den Vertrieb eintragen.

Ruht die Nutzung, Kunden in den Verteiler für neue Kontakte aufnehmen.

Bearbeitung in Sugar, falls der alte Ansprechpartner nicht im Unternehmen ist

Kurze Online-Recherche (am besten über XING)

Beim alten Ansprechpartner neue Kontaktdaten (Firma, Name, Tel., E-Mail, Ebene, Abteilung etc.) in Sugar eintragen und Kunden vom Gateway lösen.

E-Mail an Andreas mit den Kontaktdaten des alten Ansprechpartners und Link zu seinem Xing-Account (für Ansprache über Xing)

Vertrieb

In dem Anruf, der in Sugar hinterlegt ist, geht es darum, PR-Gateway auf aktuellem Niveau vorzustellen, sich selbst als Ansprechpartner zu etablieren und ggf. Up- und Cross-Selling zu initiieren.