Grundsätzliches:

Eine Löschung hat immer einen Ansprechpartner, der die volle Verantwortung für den korrekten Abschluss der Löschung trägt. Alle wichtigen Daten zu der Löschung werden im Hauptordner abgespeichert:

\\SERVER-FP150\Adenion\PR-Gateway\Support\20_Löschungen

Benötigte Dateien

Löschliste/Löschprotokoll für Pauschallöschung (Datei mit Zugängen auf die Portale)

\\SERVER-FP150\Adenion\PR-Gateway\Support\20_Löschungen\Löschliste_Vorlage

Die Datei ist passwortgeschützt. Das Passwort kann bei Philippe erfragt werden. Das Protokoll wird im Orginal belassen, also Kopie machen und damit arbeiten! Die Kopie wird umbenannt in "Titel_+MessageID" und unter deinem Löschordner den du dir erstellt hast abgespeichert. Das Löschprotokoll zeigt unsere Leistung bei einer Löschung auf. Wir Dokumentieren hier die für den Kunden durchgeführten Leistungen. Anschließend wird das Löschprotokoll archiviert und dem Kunden zugesendet.

Auftrag (Die Kunden erhalten ein Angebot mit der Auftragsbestätigung, diese müssen Sie ausgefüllt und unterschrieben an uns zurück Senden.)

\\SERVER-FP150\Adenion\PR-Gateway\Support\20_Löschungen\Auftragsmuster\LöschungPR-Gateway_Auftrag.pdf

Je nachdem, ob eine Anfrage für eine Einzellöschung auf einem Portal vorliegt (Kostet 29,-€ zzgl.Mwst pro Mitteilung und pro Portal) oder eine Pauschallöschung auf ca. 110 Portalen (Kostet 499,-€ zzgl.Mwst pro Mitteilung) wird die richtige PDF Datei aus dem Ordner an den Kunden geschickt, welcher uns das Schreiben per Fax oder Mail unterschrieben zurücksendet. Zur besseren Nachverfolgung sollte die Ticketnummer im Antrag vermerkt werden. Ist der Auftrag unterschrieben bei uns eingegangen, wird die Bestätigung an Khadija (Buchhaltung) weitergegeben. Khadija (Buchhaltung) wird von Dir darüber informiert, dass eine Rechnung an die Kundin gesendet wird. Das Ticket zur Löschung ist jetzt Khadija (Buchhaltung) zuzuweisen. Anschließend gibt Khadija (Buchhaltung) Bescheid, wenn der Zahlungseingang erfolgt ist.

Durchführung einer Löschung mit Löschliste:

Zunächst wird in der Löschliste im Rahmen die Kunden-Nr., der Kundenname, die Message-ID, der Meldungstitel und der Ansprechpartner eingetragen. In der Liste sind alle Zugangsdaten der Portale, auf die wir Löschzugriff haben. Die meisten dieser Portale sind Wordpress Portale und haben einen Login-Zugang (bsp. artikel-presse.de/wp-admin).

Um eine Mitteilung zu löschen suche auf der Wordpress-Oberfläche nach dem Titel und verschiebe die Mitteilung anschließend in den Papierkorb. Außerdem gibt es noch die Möglichkeit über eine Googlesuche die Mitteilung zu finden.

Vorgehen bei einer Löschung allgemein:

In der Regel tritt der Kunde an uns heran, um die Löschung einer Mitteilung herbeizuführen.

Eine Löschung erfolgt immer, nachdem der Kunde den Löschungsbetrag überwiesen hat. Zunächst ist jedoch zu prüfen, ob die Löschung abgemahnt wurde.

Hintergrund: Besteht bei einer von uns versendeten Pressemitteilung die Gefahr einer Abmahnung, oder ist diese bereits abgemahnt, müssen wir hier vor Zahlungseingang durch den Kunden eingreifen. Bei Unstimmigkeiten sollte Andreas informiert werden.

Die Löschung wurde nicht abgemahnt:

Wir bieten einen Service für die Löschung der Mitteilungen an. Neben der Möglichkeit, dass der Kunde selbstständig an die Portale herantritt, um eigenständig eine Löschung herbeizurufen, kann er die Löschung auch über uns veranlassen. Wir werden nach Zahlungseingang für ihn tätig und benötigen mindestens ein bis drei Tage, um die Löschung einer Mitteilung aus den verfügbaren Portalen umzusetzen. Im Anschluss erhält der Kunde von uns das Löschprotokoll.

Die Löschung wurde abgemahnt:

ACHTUNG! Ab Erhalt der Abmahnung sind wir in der Pflicht (ab Kenntnisnahme) die Mitteilung von den Portalen von uns zu entfernen (Störerhaftung)

Zunächst wird der Kunde über die Kosten einer schnellen Entfernung aufmerksam gemacht. Besonders bei einer abgemahnten Mitteilung ist ein schnelles handeln wichtig und von Vorteil für den Kunden. Zusätzlich bieten wir ein Protokoll an, das dem Kunden Sicherheit gibt und einen Nachweis gegenüber dem Anwalt des Klägers darstellt, um zu belegen, dass man die Pressemitteilungen von den Portalen entfernt.

Bei einer abgemahnten Mitteilung löschen sofort auf unseren Portalen und warten nicht erst auf die Zahlung des Kunden.(wegen Störerhaftung) Auf den Portale unserer Partner löschen wir in der Regel wie gewohnt erst nach der Zahlung. In Ausnahmefällen kann es aber auch zur einer Größlöschung auf allen Portalen mit Löschzugriff kommen. (z.B.Portalpartner haben Anwaltsschreiben erhalten)

Daher sollte der Ablauf der Löschung ggf mit der Geschäftsführung abgesprochen werden.

Bei einer Abmahnung zusätzlich durchführen:

Zusätzlich zu einer Löschung auf den Portalen schreiben wir die Portalpartner ohne Löschfunktion über Act (befindet sich auf Firmenlaptop) an.

Einführung in die Warnung der Partner über Act:

Der Benutzername für die Anmeldung lautet: "Act-Notebook". Das Passwort für die Anmeldung kann bei Stefan abgerufen werden.

• 1. Zuerst öffnet man "Sage Act Pro 2012" auf dem Desktop
• 2. Nun schließt man die Anmeldung, bei der man nach einem Passwort gefragt wird.
• 3. Gehe auf: Datei > Datenbank öffnen. Hier PR_Gateway_Portale auswählen.
• 4. Benutzername:Marketing, Passwort:(Phlippe oder Stefan fragen)
• 5. Falls ein Fehler erscheint kann dieser geschlossen werden.
• 6. Gehe im linken Menü auf "Gruppen". In der sich öffnenden Detailansicht in der Mitte einmal auf "Information bei Abmahnung" klicken. Der Bereich ist nun blau/grau hinterlegt.
• 7. Klicke auf das Lupensymbol "Suche aus Gruppen erstellen". Du befindest Dich nun in der Kontaktliste mit den Portalpartnern, die angeschrieben werden.
• 8. Gehe im Menü im oberen Bereich auf "Text" > "Vorlage bearbeiten". Die Vorlage befindet sich auf dem Server ( Server-HP-ML110\PR_Gateway_Portale-database files\templates).
• 9. Der Name der Vorlage lautet "abmahnung.adf". Wir bearbeiten die Vorlage und tragen alle aktuellen Daten ein. Bei der Bearbeitung der Vorlagen ändere den Titel, das Datum, den Pressekontakt und den Firmenkontakt entsprechend der zu löschenden Mitteilung ab.
• 10. Text > Serienbrief
• 11. E-Mail > Weiter > mit durschsuchen die soeben bearbeitete "tpl-Vorlage" auswählen,> weiter >Punkt 2 von 4 > weiter > WICHTIG!!! OUTLOOK MUSS JETZT GEÖFFNET SEIN! Fertig klicken.
• 12. Outlook > Die E-Mails die versendet werden sollen befinden sich unter "Entwürfe". Hier Mit "STRG+A" alle zu versendenden E-Mails aktivieren und "Enter" drücken.
• 13. Nun öffnen sich alle Mails in einem seperaten Fenster. Hier auf "Senden" bei jeder einzelnen Mail klicken. TIPP: Nach dem öffnen der Mails: STRG+ENTER gedrückt halten, um den Vorgang zu beschleunigen!
• 14. Nun bei Outlook oben auf den Knopf "Senden/Empfangen" klicken.
• 15. Fertig!

Archivieren der Löschung:

1. Alle Dokumente zur Löschung werden zusammengetakert bei der Buchhaltung im Löschordner abgeheftet.

2. Bei Pauschallöschungen wird das Löschprotokoll im Löschungsordner unter Abgeschlossen (\\SERVER-FP150\Adenion\PR-Gateway\Support\20_Löschungen\_Abgeschlossen) abgelegt, nachdem die Löschung erfolgt.

3. Die Löschung wird in die Excel Löschliste eingetragen (\\SERVER-FP150\Adenion\PR-Gateway\Support\20_Löschungen\Liste_aller_Loeschungen_2015)